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Développer son entrteprise au Japon
 Développer son entreprise au Japon |
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 Préparatifs
| (1) Recherche |
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Lorsque vous préparez votre entrée sur le marché japonais,
il est absolument essentiel de recueillir le maximum de connaissances sur ce marché,
notamment sur la valeur marchande de vos produits ou de vos services. Vous trouverez
ces informations auprès d’organismes comme le JETRO, les cabinets d’expertise
comptables et les sociétés de conseil.
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| (2) Nomination d’un représentant
au Japon |
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Vous devez nommer une personne pour vous représenter au Japon:
le rôle de cette personne sera d’assurer le suivi des démarches nécessaires à
l'ouverture de votre succursale japonaise. Généralement, c’est un cadre de la
maison mère qui vient occuper ce poste au Japon, mais le point le plus important,
c’est que cette personne soit investie de très hauts pouvoirs de prise de décision,
ce qui permettra de garantir un déroulement en douceur de toutes les opérations.
Récemment, un nombre croissant d’entreprises nomment un ressortissant japonais
pour les représenter dès les premiers stades, ce qui facilite les négociations
avec les clients japonais et assure les moindres incidents dans le déroulement
des préparatifs.
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| (3) Séjour à l’hôtel de longue
durée |
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Une fois que vous avez établi un calendrier pour le développement
de votre entreprise au Japon, le responsable de votre entreprise qui va jouer
le rôle de représentant au Japon (si vous avez choisi cette option) devra venir
au Japon pour un séjour temporaire mais de durée relativement longue, afin de
commencer les travaux préparatoires. Nous expliquerons les procédures en détail
dans la suite de ce texte, mais pour l’instant vous devez savoir que les préparatifs
prennent généralement environ trois mois. Votre représentant devra donc séjourner
à l’hôtel pendant une assez longue durée.
Ayez présent à l’esprit un certain nombre de facteurs lorsque vous
sélectionnez un hôtel pour un séjour de longue durée, à savoir notamment si le
personnel de l’hôtel parle anglais, si l’hôtel est situé près d’une gare ferroviaire
ou d’une station de métro, et s’il est doté des commodités de centres d’affaires
de pointe. Il va sans dire que les tarifs varient considérablement, notamment
en fonction des installations, de la situation géographique et de la catégorie
de l’hôtel; certains hôtels offrent des réductions pour des séjours de longue
durée.
Vous pouvez également envisager de louer à court terme un appartement
avec services, sur une base hebdomadaire ou mensuelle (appelé ici «appartements
à la semaine» ou «appartements au mois»).
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| (4) Bureaux temporaires |
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Lorsque vous vous préparez à ouvrir une antenne
japonaise, vous aurez une grande quantité de choses à faire et vous devrez rencontrer
un grand nombre de personnes. C’est pourquoi nous vous conseillons de louer un
bureau provisoire – pour trois mois environ – doté des installations de communication
de base comme un téléphone et un fax.
Comme bureaux temporaires, nous vous recommandons ceux proposés par
le JETRO Invest Japan Business Support Center (IBSC) ou d’un gérant privé, adapté
à vos besoins et à votre budget.
Pour un bureau provisoire géré par le secteur privé, vous devrez verser
quelques centaines de milliers de yens de frais de bail et de caution avant de
pouvoir commencer à l’utiliser (toutefois, l’essentiel de cette caution vous est
remboursé à la fin du contrat), mais vous y bénéficierez de tous les services
de secrétariat nécessaires. Vous avez un grand nombre de services au choix, selon
vos besoins, et le gérant ne vous chargera que pour les services effectivement
utilisés.
En revanche, les bureaux proposés par l’ IBSC sont généralement gratuits
pendant deux mois. Un bureau pour une personne mesure environ 10 m² de superficie,
et un bureau pour deux personnes entre 12 et 16 m². Les bureaux sont dotés des
services de base, à savoir téléphone, fax et photocopie, et – comme généralement
avec les gérants privés – vous ne payez que pour ce que vous utilisez. En revanche,
le gros avantage est que vous y bénéficiez du soutien généreux du JETRO. Cet organisme
offre des services de conseil dans un grand nombre de domaines, ainsi que des
consultations individuelles avec nos experts-comptables et de nos comptables fiscalistes,
ainsi que de spécialistes des relations du travail, des visas et de tous les autres
domaines relatifs à la création d’une entreprise. De plus, le JETRO vous permettra
de bénéficier d’un vaste service d’information.
Le personnel du JETRO n’a qu'un désir : vous aider; si vous désirez
vraiment réussir au Japon, nous vous recommandons de profiter du large éventail
de services que le JETRO vous offre.
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Obtention de visas
 Les
ressortissants étrangers doivent généralement avoir un visa de travail pour pouvoir
résider et travailler au Japon. Au Japon, le système de visa dépend de deux ministères:
le Ministry of Foreign Affairs (et les bureaux du gouvernement japonais à l’étranger,
qui sont en réalité des succursales du MoFA) et le Ministry of Justice (et les
bureaux d’immigration, qui font partie du MoJ).
| (1) Certificat de qualification |
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Pour pouvoir obtenir un visa de travail, vous devez
tout d’abord déposer une demande de certificat de qualification au bureau d’immigration.
Pour déposer cette demande, vous devez généralement avoir obtenu un visa de séjour
de courte durée (les ressortissants des pays avec lesquels le Japon a un accord
d’exemption de visa n’ont pas besoin de ce visa) auprès du bureau du gouvernement
japonais de votre région, et vous entrez au Japon sur une base de voyage temporaire.
Lorsque vous faites une demande de certificat de qualification, vous
devez savoir de quel type de visa vous avez besoin. Dans le cas de figure présenté
ici, le statut du visa est «investissement/gestion»: l’un des impératifs de ce
type de visa est que la personne qui fait la demande de visa doit employer au
moins deux résidents (ou ressortissants) japonais, tandis que les autres statuts
de visa ont d’autres impératifs; c’est pourquoi il est absolument essentiel que
vous connaissiez le type de visa nécessaire avant de déposer votre demande.
La procédure de demande elle-même est simple: vous remplissez un formulaire,
que vous remettez avec les photos et les autres documents nécessaires au bureau
approprié. Notez que les documents que vous devez remettre avec la demande varient
en fonction des relations entre le pays du ressortissant étranger et le Japon
: vérifiez bien les documents que vous devez remettre avant de déposer votre demande.
Si tout va bien, vous obtiendrez votre visa d’éligibilité dans les un à trois
mois à compter de la date de dépôt de votre demande. Sachez que même si vous avez
déposé votre demande de certificat de qualification, vous n’êtes pas autorisé
à dépasser la durée de votre visa de courte durée.
Vous pouvez faire votre demande de certificat de qualification avant
d’entrer au Japon en demandant à un notaire administratif d’agir en qualité de
fondé de pouvoir; le candidat n’a pas à mettre les pieds au bureau d'immigration,
ce qui accélère quelque peu le processus. Le recours à un notaire
administratif peut également faciliter tous les problèmes susceptibles de
surgir; toutefois, vous devez savoir qu'un notaire administratif se fait payer
entre 150.000 yens et bien au-delà du million. Si vous envisagez déjà de confier
ultérieurement à un notaire administratif la procédure d'enregistrement
d’entreprise ainsi que toutes les déclarations
fiscales et autres officielles en votre nom, il est certain que vous aurez
tout intérêt à lui confier également votre demande de certificat de qualification.
Quand vous avez reçu votre certificat de qualification, vous devez
maintenant retourner dans votre pays pour déposer une demande de visa de travail
auprès du bureau du gouvernement japonais local. Vous devrez présenter votre passeport,
votre certificat de qualification, les photos et les autres documents (qui varient
en fonction du pays d’éligibilité). Généralement, le visa s’obtient en quelques
jours.
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| (2) Inscription des
résidents étrangers |
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Tous les ressortissants non–japonais qui résident au Japon pendant
plus de quatre-vingt dix jours doivent être inscrits comme résident étranger.
Quand vous entrez au Japon avec un visa de travail et que vous avez trouvé un
logement, allez au bureau gouvernemental local et accomplissez les démarches d’inscription
au comptoir d’Inscription des résidents étrangers. Vous devrez présenter votre
passeport, les photos, et les autres documents nécessaires; deux ou trois semaines
plus tard, vous recevrez une carte de résident étranger. Notez que vous devez
effectuer l’inscription de résident étranger avant de pouvoir obtenir le certificat
d’enregistrement de sceau , qui est nécessaire pour l’enregistrement de la société.
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| (3) Permis de ré-entrée |
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Quand vous entrez au Japon avec un visa de travail, nous vous
recommandons d’obtenir un visa de ré-entrée en prévision des différents voyages
d’affaires que vous devrez probablement effectuer pendant la durée de votre visa
de travail. Cela vous permettra de ne pas avoir à refaire une demande de visa
dans un bureau du gouvernement japonais à l’étranger chaque fois que vous quittez
le Japon et que vous voulez y revenir. Les permis de ré-entrée, valables trois
ans maximum, sont de deux types: simple et multiple. Pour faire une demande de
permis de ré-entrée, allez au bureau d’immigration avec votre passeport et votre
carte de résident étranger. La demande peut être effectuée par quelqu'un d’autre
que vous, mais la procédure est extrêmement simple et la plupart des gens la font
eux-mêmes.
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Création d’une entreprise ou d’une succursale
 Vous
pouvez choisir entre plusieurs types de société pour créer votre antenne au Japon:
entre autres, kabushiki kaisha société anoyme , yugen
kaisha société à responsabilité limitée , succursale
,ou rbureau de représentation.
Vous devez savoir que la procédure de création d’une entreprise est
extrêmement compliquée et qu'elle doit être effectuée en japonais; c’est la raison
pour laquelle la plupart des gens s’adjoignent les services d’un professionnel,
par exemple un juriste, un notaire judiciaire ou un notaire administratif.
Il vaut mieux compter environ trois mois pour effectuer toutes les formalités.
| (1) Préparatifs |
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Avant de pouvoir commencer les formalités de création
d’une entreprise, vous devez effectuer les préparatifs suivants :
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i. |
Etude des objectifs |
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Au Japon, les sociétés ne
sont autorisées à mener que les activités qui sont indiquées dans la section «objectifs»
des statuts de la société; il est donc essentiel que vous fassiez une étude complète
sur la faisabilité de tous les «objectifs» ou toutes les (activités) de votre
société avant de commencer les formalités. |
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ii. |
Recherche de la raison sociale |
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Vous ne pouvez pas enregistrer une société
sous un certain nom dans une municipalité donnée s’il y a déjà une société du
même nom (ou d’un nom similaire) dans le même secteur industriel ou la même région
géographique. Vous devrez donc faire des recherches approfondies avant de créer
votre société pour savoir si la raison sociale existe déjà ou non. |
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iii. |
Permis |
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Certaines activités commerciales nécessitent
que la société obtienne une permission spéciale – ou dépose une déclaration auprès
- du bureau gouvernemental ou administratif approprié une fois que la société
est fondée et que les activités commerciales ont commencé. Nous vous recommandons
de vérifier au préalable si votre société a besoin d’obtenir ces permis ou de
déposer cette déclaration. |
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iv. |
Rapports et déclaration aux termes de la
loi sur les échanges internationaux et le commerce extérieur |
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Généralement, les sociétés doivent rendre
compte à la Banque du Japon dans les quinze jours de l’ouverture d’une succursale
au Japon (une déclaration anticipée est autorisée). Les détails sont disponibles
auprès de la BoJ, mais beaucoup de sociétés préfèrent consulter un professionnel en la matière. |
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v. |
Sceau personnel |
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Les personnes qui occupent une fonction
importante au sein de la société devront se faire fabriquer un sceau personnel
et l’enregistrer au bureau du gouvernement local qui a juridiction sur le lieu
de résidence des personnes en question (ce sceau personnel s’appelle «jitsuin»).
Au Japon, ces sceaux sont utilisés de la même façon que les signatures à l’étranger,
c'est-à-dire qu'ils ont un rôle d’identification. Vous devez vous faire faire
un jitsuin et l’enregistrer avant de pouvoir enregistrer votre société; les jitsuin
sont fabriqués dans des magasins spécialisés, et ils ne coûtent que 5.000 yens.
N’oubliez pas que vous aurez besoin de plusieurs exemplaires de votre certificat
d’enregistrement du jitsuin pour les nombreuses formalités de création de votre
société. Sachez aussi que vous devez avoir terminé votre inscription de résident
étranger pour pouvoir enregistrer votre sceau personnel; si votre inscription
de résident étranger n’est pas terminée, un certificat
d’authentification de signature délivré par un notaire public du pays d’origine
de la personne qui enregistre son sceau suffira. |
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vi. |
Sceaux d’entreprise |
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Une fois que vous avez choisi le nom
de votre société, vous devez penser à faire fabriquer les sceaux d’entreprise.
Il sont généralement au nombre de trois: un sceau du représentant (appelé daihyoin,
c’est en fait le jitsuin de la société), un sceau pour l’usage quotidien (shiyoin),
et un sceau portant le nom de la société (shaban); vous les faites faire dans
un magasin spécialisé, et ils ne coûtent que 10.000 yens. Le daihyoin est le sceau
officiel de la société, que le représentant de la société enregistreauprès du
bureau du registre des sociétés; il peut servir de sceau personnel au représentant
(en sa capacité de représentant), mais dans la plupart des cas, le représentant
utilise des sceaux différents pour ses affaires personnelles et pour les affaires
de la société. Le shiyoin sert essentiellement dans les transactions avec les
banques, tandis que le shaban est un tampon carré utilisé lors de la délivrance
de reçus, factures, etc. (il est généralement apposé de façon à recouvrir légèrement
le nom de la société imprimé sur le papier). |
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vii. |
Choix d’une banque pour le dépôt du capital |
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Lorsque vous créez une société, le capital social est généralement
déposé auprès d’une banque. La banque doit délivrer à la société un certificat
de détention de capital, qui est ensuite remis au registre lors de l’enregistrement
de la société. Pour ce service, la banque prélève généralement une commission
de l’ordre de 0,25% du montant du capital versé. |
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| (2) Enregistrement de la société (Kabushiki-kaisha) |
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| Une fois les formalités ci-dessus terminées, le moment est venu
d’enregistrer votre société. Dans le cas d’une kabushiki kaisha, les frais d’enregistrement
s’élèvent à environ 250.000 yens en plus des frais cités précédemment, à savoir
les frais de fabrication des sceaux et la commission versée à la banque qui détient
le capital social, ainsi que les commissions versées à tous les professionnels au service desquels vous avez fait appel. Ces frais varient avec chaque individu,
mais d’une manière générale ils s’élèvent à environ 200.000 yens à 300.000 yens.
Si vous avez l’intention de recruter les services d’un professionnel , il pourra se charger par exemple des procédures relatives aux déclarations
fiscales et de la demande de certificat de qualification. |
La procédure d’enregistrement est la suivante:
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i. |
Choisissez les fondateurs |
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Lorsque vous créez une kabushiki kaisha, vous devez
enregistrer une ou plusieurs personnes comme fondateurs. Il peut s’agir soit de
ressortissants étrangers, soit d’une société étrangère, mais en tout état de cause
au moins l’un des représentants de la société doit être un citoyen japonais. Le
fondateur rédige les statuts de la société et il effectue les autres travaux administratifs
et travaux d’écritures nécessaires à la création de la société. |
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ii. |
Statuts de la société |
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Les statuts de la société définissent les termes de base et les
informations relatives à la société, et ils comprennent des éléments absolus,
des relatifs et des facultatifs. Tous ces éléments comprenant une grande quantité
d’informations compliquées, il sera par exemple judicieux de confier la rédaction
de ces statuts à un professionnel - tout ce que vous avez à faire, c’est de lui expliquer le type de société que
vous souhaitez créer. |
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iii. |
Création d’une kabushiki kaisha |
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Vous pouvez procéder soit par constitution en société par actions,
soit par souscription. Un grand nombre de sociétés crées au Japon par des entreprises
étrangères étant des filiales à part entière de la maison mère étrangère, la plupart
des sociétés étrangères qui sont dans cette situation préfèrent créer leur filiale
japonaise par constitution en société par actions plutôt que par souscription.
Dans ce cas, le fondateur doit résider au Japon, mais même si le représentant
n’est pas encore inscrit comme résident étranger au Japon, la société peut toujours être crée, moyennant un certificat d’authentification
de signature. |
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iv. |
Adresse du siège |
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Pour commencer, vous devez choisir le quartier dans lequel la
société va être sise (plus spécifiquement, la plus petite division administrative);
vous pouvez décider de l’endroit précis à une date ultérieure. |
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v. |
Capital |
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Le montant minimum du capital social d’une kabushiki kaisha est
de 10 millions de yens; toutefois, ce montant peut varier en fonction du secteur
d’activité auquel la société appartient. Donc, vérifiez ce point au préalable.
Par ailleurs, certaines sociétés qui remplissent certains critères bénéficient
d’une dispense spéciale qui leur donne le droit de différer le versement du montant
minimum de capital jusqu'à cinq ans maximum. Mais ce système ne s’applique qu'aux
sociétés créées par des particuliers et dont les activités ne sont pas d’ordre
commercial. |
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vi. |
Définition d’une «société étrangère» |
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La définition de ce qui constitue une «société étrangère» varie
avec l’agence gouvernementale. Par exemple, pour pouvoir être approuvée comme
Investisseur à l’intérieur du pays spécialement désigné par le Ministry of Economy,
Trade and Industry, il faut qu'un tiers du capital de la société soit détenu par
une société étrangère ; un Investisseur à l’intérieur du pays spécialement désigné
peut bénéficier d’allègements fiscaux, comme par exemple le prolongement du report
de la période déficitaire. |
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vii. |
Directeurs et directeur représentant |
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Une kabushiki kaisha doit avoir au moins trois directeurs participant
au processus de prise de décision relative aux activités de la société. L’un de
ces directeurs au moins est nommé directeur représentant. Il n'y a pas de restrictions
en termes de nationalité ni de lieu de résidence pour les directeurs, mais le
directeur représentant, lui, doit résider au Japon et être enregistré comme résident
au Japon. Notez qu’aux termes du droit des affaires, ce que l’on appelle les «cadres
exécutifs» ne sont pas l’équivalent des directeurs. |
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viii. |
Commissaire aux comptes |
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Le commissaire aux comptes supervise la conduite des affaires
de la société par les directeurs, ainsi que les questions comptables; toute kabushiki
kaisha doit en avoir au moins un. Comme pour les directeurs, il n'y a pas de restrictions
en termes de nationalité ni de lieu de résidence pour les commissaires aux comptes,
mais le commissaire aux comptes ne peut avoir un autre emploi en même temps. Il
y a des règles supplémentaires relatives aux commissaires aux comptes en fonction
du montant du capital social et des dettes de la société; vérifiez ce point avant
de créer votre société. |
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| (3) Enregistrement
d’une société (Yugen kaisha) |
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La procédure d’enregistrement d’une yugen kaisha est sensiblement
la même que celle d’une kabushiki kaisha; il y a néanmoins un certain nombre de
petites différences qu’il convient de signaler. Par exemple, le montant minimum
du capital social d’une yugen kaisha est de 3 millions de yens, et les frais des
différentes procédures débutent aux alentours de 160.000 yens, en plus des frais
cités précédemment, à savoir les frais de fabrication des sceaux et la commission
versée à la banque qui détient le capital social, ainsi que les commissions versées
à tous les professionnels au service
desquels vous avez fait appel.
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| (4) Enregistrement
d’une société (Succursale) |
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Contrairement à la création d’une société, la création d’une succursale
ne nécessite pas la rédaction de nouveaux statuts; il vous suffit d’apporter les
statuts de la société mère, une copie de son enregistrement officiel, un contrat
de commission ou de travail avec la personne qui va vous représenter au Japon,
et une déclaration sous serment à votre ambassade au Japon, et d’accomplir les
formalités requises.
Le processus d’enregistrement est relativement simple, et les frais
débutent aux alentours de 100.000 yens environ. Néanmoins, vous devrez vous acquitter
des frais de fabrication des sceaux et des frais de services des professionnels Essentiellement, les règles et les restrictions relatives aux activités des entreprises
sont les mêmes pour les sociétés que pour les succursales
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| (5) Enregistrement
d’une société (Bureau de représentation) |
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Il y a un moyen très efficace de créer une affaire lorsque la
société n’en est encore qu'au stade de la publicité ou de l’étude de marché pour
son expansion dans le Japon. Bien qu'un bureau de représentation ne puisse pas
mener des activités commerciales proprement dites, il n’est généralement pas nécessaire
qu'il soit enregistré, de sorte que vous n’avez évidemment aucun frais d’enregistrement
à payer, ni aucune déclaration d’impôts à faire.
Pour pouvoir mener des activités commerciales, il faudra que vous fassiez enregistrer
votre bureau de représentation comme société ou comme succursale, comme indiqué ci-dessus.
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| (6) Professionnels |
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Le Japon possède un grand nombre de professionnels,
dont les qualifications sont reconnues par l’Etat, dans un grand nombre de domaines.
Il est évident que les professionnels ne sont qualifiés que pour une gamme de
services spécifiée, de sorte que vous devrez probablement faire appel à plusieurs
professionnels pour des situations différentes. Les grands cabinets comptables
ou juridiques emploient généralement toute une gamme de professionnels qui couvrent
tous les aspects des affaires, notamment:
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i. |
Avocat |
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Le principal service offert par l’avocat est
d’agir pour le compte d’un client, soit sur demande du client, soit sur ordre
du tribunal. Au Japon, beaucoup de gens ne recourent aux services d’un avocat
qu’après l’apparition d’un problème juridique, mais il est important d’avoir un
avocat conseil qui vous donnera tous les conseils juridiques dont vous pouvez
avoir besoin, et qui, pour commencer, empêchera l’apparition de problèmes juridiques. |
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ii. |
Notaire juridique |
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Les principaux services offerts par le notaire
juridique concernent la documentation juridique, comme l’enregistrement officiel
des sociétés et des biens immobiliers. C’est un fait que plus vous aurez à faire
avec les agences immobilières et les institutions financières, plus vous aurez
besoin des services d’un notaire juridique. |
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iii. |
Notaire administratif |
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Les principaux services offerts par le notaire administratif
concernent les déclarations et les demandes auprès du gouvernement et des autres
agences administratives. Beaucoup de gens louent les services d’un notaire administratif
pour leur demande de certificat de qualification,
leur permis de ré-entrée et autres documents de
ce genre. |
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iv. |
Comptable fiscaliste |
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Les principaux services offerts par le comptable fiscaliste sont
la tenue des comptes, la préparation des états financiers, la préparation de toutes
les déclarations fiscales , nécessaires, et les conseils
en matière d’impôts. |
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v. |
Conseil en assurances sociales |
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Les principaux services offerts par le conseil en assurances
sociales comprennent toutes lesl procédures relatives
aux assurances sociales , et des conseils sur les questions du domaine des
relations salariés-direction. |
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vi. |
Avocat de brevets |
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Un avocat de brevets est un spécialiste dans tous les domaines
des droits de propriété industrielle, y compris les brevets, les droits de modèle
d’utilité, les droits attachés aux dessins ou modèles, et les marques commerciales. |
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Déclarations fiscales et autres
Quand
vous avez terminé l’enregistrement de
votre société , vous devez maintenant préparer différentes déclarations. Chaque
déclaration est soumise à un délai, généralement de dix jours à trois mois après
la création de la société. Les formalités ne sont possibles qu'en japonais. Avec
les impôts et les assurances sociales, il y a un grand nombre de déclarations
à effectuer – un grand nombre d’entre elles à des entités différentes - de sorte
que les sociétés laissent souvent ce travail à des professionnels
comme les comptables fiscalistes et les conseils en assurances sociales.
| (1) Rapports et déclarations
aux termes de la loi sur les échanges internationaux et le commerce extérieur |
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Lorsque vous créez une société basée au Japon, vous devez
généralement faire une déclaration à la BoJ dans les quinze jours à compter de
la création de votre société (une déclaration anticipée est autorisée).
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| (2) Déclarations fiscales |
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La déclaration de création d’une société doit être remise à deux
services fiscaux: national et préfectoral. Beaucoup de sociétés confient la préparation
et la soumission de ces déclarations à un professionnel et si vous avez l’intention de louer les services d’un cabinet comptable ou fiscal
pour des comptes journaliers de votre société, vous avez tout intérêt à confier
ces déclarations au même cabinet. En revanche, si vous n’envisagez pas de faire
appel à un cabinet spécialisé, vous pouvez demander au notaire juridique qui s’est
occupé de l’enregistrement de votre
société d’effectuer ces déclarations. Les frais pour ce service débutent aux
alentours de 40.000 yens
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| (3) Déclarations d’assurances
sociales (à la date d’avril 2005) |
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Toute société établie au Japon qui emploie du personnel
est requise par la loi de contribuer aux assurances sociales et des travailleurs:
Les assurances sociales couvrent l’assurance maladie et les régimes de retraite
(une assurance pour soins infirmiers peut également être requise), tandis que
l'assurance des travailleurs couvre les allocations chômage et les indemnisations
pour les accidents du travail. Beaucoup de sociétés confient ces déclarations
à des professionnels par exemple
des conseils en assurances sociales, mais vous pouvez également demander au notaire
juridique qui s’est occupé de l’enregistrement
de votre société d’effectuer ces déclarations. Les frais pour ce service débutent
aux alentours de 80.000 yens.
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i. |
Assurance maladie |
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Il s’agit d’un régime d’assurance maladie qui couvre toute maladie ou blessure
des salariés de la société contractées en dehors du travail. La société et le
salarié (l’assuré) se partagent à égalité le montant des cotisations; les cotisations
s’élèvent à environ 8,2% du salaire total annuel. |
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ii. |
Assurance de retraite |
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Ce régime de retraite prend soin des salariés lorsqu’ils prennent leur retraite
ou qu'ils deviennent invalides. La société et le salarié (l’assuré) se partagent
à égalité le montant des cotisations; les cotisations s’élèvent à environ 13,934%
du salaire total annuel. |
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iii. |
Assurance chômage |
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Ce régime assure la stabilité de la vie des salariés lorsqu’ils sont au chômage.
Il existe trois taux de cotisation; le taux applicable est déterminé en fonction
du secteur d’activité de la société. A quelques exceptions près, le taux est généralement
de 1,95% du salaire total mensuel, et la société prend en charge une part plus
importante que le salarié. |
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iv. |
Assurance d’accidents du travail |
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Ce régime d’assurance couvre toute maladie ou blessure des salariés de la
société intervenue dans le cadre de son travail ou lors de ses déplacements entre
son domicile et son lieu de travail. Le taux des cotisations, qui varie en fonction
du secteur d’activité, va de 0,5% à 12,9% du salaire total mensuel. La société
paie toutes les cotisations de tous les salariés. |
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v. |
Assurance pour soins infirmiers |
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Ce régime d’ assurance couvre les services requis par les titulaires de la
police lorsqu’ils deviennent grabataires, séniles ou qu’ils nécessitent des soins
infirmiers pour toute autre raison. Entre 40 et 64 ans (compris), les salariés
doivent contribuer à l’assurance pour soins infirmiers. La société et le salarié
(l’assuré) se partagent à égalité le montant des cotisations; les cotisations
s’élèvent à environ 1,25% du salaire total annuel. |
* Taux de contribution en vigueur à la date d’avril 2005. |
Questions relatives au personnel
 Il y a plusieurs façons de recruter des employés au Japon, notamment
via le système «hello work» (bureaux publics de sécurité de l’emploi) et les agences
privées de l’emploi, ainsi que par l’annonce des offres d’emploi dans les magazines
spécialisés, sur Internet et dans les différents journaux. Les sociétés recourent
généralement à des agences privées de l’emploi, car c’est souvent le meilleur
moyen de trouver une personne qui correspond le mieux à leurs besoins. Un employé
administratif se recrute auprès des agences de travail temporaire. Dans cette
section, nous allons aborder la question du recrutement en fonction du niveau
d’un employé demandé, à savoir responsable de gestion ou employé de bureau.
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| (1)Responsable de gestion |
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D’une manière générale, le salaire annuel d’un
responsable de gestion travaillant pour un patron étranger s’élève aux alentours
de 10 millions de yens. Toutefois, ce chiffre varie considérablement en fonction
de la personne recherchée. Les commissions des agences privées de l’emploi sont
également assez élevées, puisqu’elles représentent environ 30% du salaire annuel
de la personne recrutée, mais cette somme n’est généralement versée que si l’agence
a trouvé un candidat satisfaisant, et bien sûr la société a le droit d’avoir autant
d’entrevues qu'elle le désire avec autant de candidats potentiels jusqu’à ce qu'elle
ait trouvé la personne qui lui convient.
Il y a un autre point important qu'il convient de noter, c’est que
si la demande d’employé de niveau cadre, ayant l’expérience, les compétences et
les relations désirées, est élevée, le marché du travail au Japon n’est pas aussi
fluide qu'en Occident, et plus vos exigences sont élevées, plus vous aurez du
mal à trouver la personne qui vous convient. Vous devrez compter un mois, au strict
minimum, pour recruter un responsable de gestion.
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| (2)Employé de bureau |
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Le salaire annuel d’une secrétaire bilingue est d’environ cinq
à six millions de yens. Il y a un grand nombre de tâches d’ordre administratif
et général à accomplir lors de la création
d’une société , et vous aurez tout intérêt à recruter une secrétaire ayant
l’expérience de ce genre de travail pour accomplir toutes ces formalités en douceur.
Il y a un nombre sans cesse croissant de demandes d’emploi désireux de mettre
à profit leurs connaissances linguistiques, et ce marché étant donc très encombré,
il est absolument essentiel que vous appreniez à juger de leurs compétences et
à distinguer les personnes vraiment compétentes de celles qui sont simplement
gourmandes. Les agences privées de l’emploi prélèvent une commission d’environ
30% du salaire annuel de l’employé, mais vous devriez pouvoir recruter un employé
en deux semaines environ. Vous pouvez également faire paraître une petite annonce
dans les magazines spécialisés ou les journaux de langue anglaise.
Si vous ne souhaitez pas recruter d’employés dès le début, vous pouvez
recourir aux services d’une agence de travail temporaire. Les tarifs y sont généralement
de 2.400 yens à 3.000 yens par heure. Si le recours à un employé temporaire peut
avoir des inconvénients, parce qu’il est remplacé environ tous les six mois, on
assiste récemment à une émergence du système dit «temporaire à permanent», en
vertu duquel la société emploie officiellement un employé qui lui avait été envoyé
sur la base d’un contrat temporaire.
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| (3)Gestion du personnel |
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Lorsque vous recrutez un employé, il est important
non seulement que vous définissiez les conditions d’emploi, mais également que
vous organisiez un système de gestion du personnel, comprenant notamment des règlements
relatifs au versement des salaires, un système d’évaluation des compétences, les
règlements sur l’emploi et un régime de retraite. Aux termes de la loi, si la
société emploie du personnel, elle est également tenue de participer au systè
d'assurances sociales ce qui lui coûtera grosso
modo 13% de la totalité des salaires annuels de tous les employés. |
Installation d’un bureau
 La
recherche d’un bureau demande du temps et des efforts, et il est important que
vous vous y mettiez de bonne heure lorsque vous vous préparez à créer une société.
Sachez également que la société doit avoir une adresse officielle pour que vous
puissiez accomplir toutes les formalités nécessaires à sa création, y compris l’enregistrement de la société,
les déclarations officielles, la demande de certificat
de qualification, l’ouverture d’un compte bancaire et le
recrutement du personnel.
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| (1) Courtier de bureau |
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Beaucoup de sociétés confient la recherche de
leur bureau à un intermédiaire spécialisé, capable de proposer un vaste choix
de locaux et disposant d’un personnel parlant anglais. Ces intermédiaires prélèvent
une commission, généralement équivalente à un mois de loyer, lors de la signature
du bail, mais ils fournissent gratuitement des listes de locaux, visitent les
lieux et vont même jusqu'à négocier les conditions avec les propriétaires d’immeuble.
Vous pouvez bien sûr contacter les propriétaires vous-même, mais leurs propositions
ne porteront que sur leur propre immeuble, ce qui restreint considérablement vos
options.
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| (2) Choix de l’emplacement |
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Il y a plusieurs points importants à considérer
lors du choix de l’emplacement de votre bureau, notamment la proximité des partenaires
commerciaux et des autres entités avec lesquelles la société entretient des relations
étroites, le facteur d’attractivité pour les employés potentiels, et la facilité
d’accès par les transports en commun. Beaucoup de sociétés qui veulent développer
leurs affaires au Japon choisissent de s’installer au centre de Tokyo, et plus
particulièrement dans les arrondissements de Chiyoda et de Minato. Mais il y a
un très grand nombre d’autres villes à l’extérieur de Tokyo qui conviennent parfaitement
pour des activités commerciales, et nous ne saurions trop vous conseiller de bien
peser le pour et le contre en termes de commodité et de coûts, notamment pour
les loyers.
Outre les bureaux ordinaires, il existe d’autres types de bureaux
spéciaux, par exemple des bureaux avec services (c.-à-d. les services de secrétariat,
le mobilier, etc. sont fournis, ainsi que ceux avec des dispositions flexibles
de l’espace qui peuvent être modifiées à volonté) et des bureaux partagés (c.-à-d.
où plusieurs sociétés partagent le même bureau, chaque société y disposant de
bureaux et de chaises).
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| (3) Différences de pratiques commerciales |
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Il existe des différences considérables entre
les pratiques commerciales du Japon et celles du reste du monde en matière de
location de bureau ; assurez-vous que vous avez bien compris toutes ces différences
avant d’entreprendre des négociations. En particulier, sachez que vous devrez
verser une caution (appelée hoshokin ou shikikin), qui servira bien évidemment
à couvrir les défauts de paiement. A l’heure actuelle, cette caution représente
l’équivalent de dix mois de loyer. Lorsque vous quittez les lieux, cette caution
vous est généralement retournée après déduction des frais encourus pour la remise
en état des lieux. Les locataires sont également tenus de verser des frais de
services communs qui couvrent l’entretien des surfaces à l’intérieur de l’immeuble
dont plusieurs locataires se partagent l’utilisation ; ces frais s’élèvent généralement
entre 1.000 yens et 1.500 yens par mètre carré. Notez que les baux sont généralement
pour deux ans.
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| (4) Espace de bureau |
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Si d’habitude les bureaux japonais sont organisés
comme de grands espaces ouverts avec des «îlots» de bureaux, les sociétés occidentales
préfèrent souvent que leurs employés soient installés dans des postes de travail
modulaires. Un bureau avec postes de travail modulaires pour trois personnes plus
un espace de réception des clients nécessitera environ 50 m². Toutefois, sachez
que bon nombre de propriétaires de nouveaux bureaux refusent de louer de petites
superficies, et vous devrez donc vérifier la superficie dont vous aurez besoin
ainsi que les pratiques de vos propriétaires potentiels.
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| (5) Rénovation de bureaux |
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Ces travaux, nécessaires pour obtenir la disposition
souhaitée, dépendront largement des normes de construction de votre immeuble.
Si vous voulez simplement faire installer des partitions, vous devrez compter
10.000 yens environ par mètre carré.
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| (6) Équipement et fournitures de bureaux |
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Dans un bureau, vous avez besoin de bureaux
et de chaises, d’un coin aménagé pour recevoir les clients, d’ordinateurs, imprimantes,
téléphones, photocopieuses, et de fournitures comme des articles de papeterie.
Vous pouvez soit les acheter, soit les louer en crédit-bail, soit les louer à
court terme, et vous devrez comparer les prix et les avantages de toutes les options
afin de déterminer le matériel qui convient le mieux à vos besoins.
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| (7) Assurances |
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Enfin, mais non des moindres, loin
de là, il y a l’assurance contre l’incendie et les dommages ; elle couvre les
indemnités que le locataire doit verser au propriétaire pour tout dommage subi
du fait d’un incendie causé par le locataire, et les indemnités pour tout dommage
du mobilier. Lorsqu’elles contractent une assurance contre l’incendie et les dommages,
bon nombre de sociétés choisissent des options supplémentaires couvrant les pertes
causées par la suspension des affaires ou les dommages de l’immeuble et des installations.
Même avec ce type d’assurance tout risque, les primes d’assurance débutent aux
alentours de 30.000 yens par an (sur la base d’un bureau de 50 m² de superficie);
n’oubliez pas que mieux vaut prévenir que regretter. | Frais généraux de bureau
La conduite d’activités commerciales donne
lieu à toutes sortes de frais, qui varient considérablement d’une société à l’autre;
c’est pourquoi nous ne donnons ci-dessous que la liste des principales catégories
de frais auxquels une société doit faire face.
- Déplacements et transport
- Télécommunication et fret
- Journaux et autres publications
- Eau, électricité et autres services publics
- Conférences et frais de représentation
- Frais de comptable et d’expert fiscaliste
- Frais de conseil juridique
- Préparation des salaires à l’extérieur
- Autres services effectués à l’extérieur et expéditions
- Publicité et annonces
Recherche d’un logement
 Lorsque
vous arrivez au Japon, l’une des premières choses que vous allez devoir faire
sera de trouver un logement. Vous aurez besoin d’une adresse pour pouvoir
obtenir un certificat d’enregistrement de votre sceau personnel , qui est
lui-même nécessaire pour accomplir les formalités de création
d’une société ou occuper le poste de directeur représentant . Comme pour les bureaux, le plus souvent les gens
font appel à un courtier immobilier. Bon nombre de ressortissants étrangers –
en particulier des pays de l’Ouest – recherchent des logements spacieux comme
ceux dont ils ont l’habitude chez eux. Si ce genre de logements existe au Japon,
vous devez savoir qu'ils sont considérablement plus spacieux que les logements
japonais ordinaires, et que leurs prix augmentent en conséquence.
| (1) Courtiers immobiliers |
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Pour leur recherche d’un logement,
beaucoup de ressortissants étrangers ont recours à un courtier immobilier, qui
dispose d’un vaste choix de logements et qui parle anglais. Certains courtiers
sont spécialisés dans les résidences pour étrangers. Les courtiers se font payer
une commission qui s’élève à environ un mois de loyer au moment de la signature
du bail, mais vu le temps et les efforts nécessaires pour trouver un logement,
il est beaucoup plus profitable de passer par un courtier. Vous devez également
savoir que bon nombre de sociétés étrangères prennent elles-mêmes en charge la
recherche et la location du logement de leurs employés.
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| (2) Choix du lieu de résidence |
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Lorsque vous choisissez votre lieu de résidence, il est toujours
préférable de donner la priorité au cadre de vie, c'est-à-dire à des facteurs
comme la facilité de transport au lieu de travail et d’accès aux compatriotes.
Dans le centre-ville, les arrondissements de Minato et de Shibuya sont assez recherchés.
Mais il y a bien d’autres villes en dehors de Tokyo qui offrent un cadre de vie
agréable, et nous ne saurions trop vous conseiller de bien peser le pour et le
contre en termes de commodité et de coûts, notamment pour les loyers.
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| (3) Différences de pratiques commerciales |
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Il existe des différences considérables entre
les pratiques commerciales du Japon et celles du reste du monde en matière de
location de logement ; assurez-vous que vous avez bien compris toutes ces différences
avant d’entreprendre des négociations. En particulier, sachez que vous devrez
verser une caution (appelée hoshokin ou shikikin), qui servira bien évidemment
à couvrir vos défauts de paiement. Vous devrez peut-être aussi verser un «gage
de reconnaissance financière» au propriétaire (appelée reikin) pour la «faveur»
qu’il vous octroie en vous autorisant à utiliser son logement. A l’heure actuelle,
la caution et le reikin représentent l’équivalent de quatre à six mois de loyer
(dont deux mois pour le reikin); La caution vous est généralement rendue, après
déduction des frais encourus pour la remise en état des lieux, lorsque vous quittez
le logement, mais le reikin n’est en aucun cas récupérable.
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| (4)Space |
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La superficie d’un logement japonais dépend
d’une multitude de facteurs. Pour les personnes qui vivent seules, un studio complet
avec espaces chambre à coucher, séjour et cuisine peut mesurer entre 50m² et 100
m². Le cas de figure présenté ici s’appuie sur un appartement de 75 m2.
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| (5) Divers |
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Pour votre ameublement, vous avez plusieurs
possibilités: vous pouvez soit faire venir vos meubles au Japon, soit les acheter
ou les louer par crédit-bail au Japon, soit louer un appartement meublé. C’est
un point que vous devrez considérer avec la plus grande attention, sur la base
de facteurs comme les circonstances de votre société. Par ailleurs, si vous décidez
de faire venir vos meubles, vous devrez tenir compte des frais, entre autres facteurs.
Vous aurez peut-être intérêt à louer les services d’ une messagerie ayant des
succursales à la fois au Japon et dans votre pays d’origine. |
Services publics, etc.
- Au Japon, les services publics de base, comme l’électricité, le gaz et l’eau,
sont fournis par des opérateurs spécifiques au sein de chaque région (à Tokyo
par exemple, il s’agit de Tokyo Electric Power Company, de Tokyo Gas et de Tokyo
Metropolitan Waterworks Bureau, respectivement). Prenez contact sans faute avec
ces fournisseurs de services et indiquez-leur la date à laquelle vous allez commencer
à utiliser votre logement, de façon à pouvoir utiliser ces services immédiatement.
- Dans bon nombre de cas, vous devrez acheter un « droit de souscription au
téléphone » pour pouvoir bénéficier d’une ligne téléphonique. Néanmoins, avec
la généralisation du téléphone cellulaire, bien des gens ne se font même pas poser
de ligne téléphonique.
- Le Japon est amplement connecté à Internet ; les connexions à haut débit
sont disponibles à des prix relativement bon marché.
Publication de commencement des activités
 Une
fois que le processus d’établissement de l’antenne japonaise de votre société
est terminé, le moment est venu de le faire savoir. Vous pouvez faire imprimer
des documents de relations publiques présentant par exemple le profil de votre
société, et organiser des soirées inaugurales pour faire connaître à vos partenaires
commerciaux et aux autres principaux acteurs de l’industrie que vous êtes prêt
à fonctionner. Bon nombre de sociétés gonflent leurs réseaux en s’inscrivant à
différentes chambres de commerce étrangères au Japon.
Sachez toutefois que la décision de rendre publique ou pas l’inauguration
de votre société, et si oui, dans quelle mesure, dépend d’un nombre considérable
de variables.
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FOCUS ENTREPRISE
OTOR
Le Groupe Otor a pour atout l’intégration des activités amonts et avals nécessaires à la fabrication et à la vente d’emballages en carton ondulé. Ces activités sont rassemblées au sein de trois pôles distincts : Papiers recyclés pour ondulé, Emballages en carton ondulé, Machines de mise en volume d'emballages. |
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